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Symptom

Aus meinem Postfach sind plötzlich alle Mails verschwunden, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Ich habe die Mails aber nicht gelöscht.

Ursache

Kunden mit diesem Symptom vermuten einen technischen Fehler des Servers und sind in der Regel vollkommen davon überzeugt, sie hätten selbst keinen Fehler gemacht. Schlechte Voraussetzungen dafür, der Sache auf den Grund zu gehen.

Ein Mailserver gar nicht dazu in der Lage selbsttätig einzelne Mails nach bestimmten Kriterien zu löschen. Eine Eigenschaft eines Servers ist, dass er nur das tut, was ihm Clients (d.h. E-Mail-Programme) sagen, was er mit Mails tun soll. Deshalb ist er ein Server, kein Client. Alles, was mit E-Mails auf dem Server geschieht, ist durch einen Client, d.h. ein E-Mail-Programm, veranlasst. Der Server ist dazu da, Befehle entgegenzunehmen und diese auszuführen. Er gibt selbst keine Befehle.

Ein technischer Fehler ist ausgeschlossen, denn jede E-Mail wird in einer eigenen, einzelnen Datei auf der Festplatte des Servers gespeichert. Jede dieser Dateien hat einen eigenen Dateinamen und Standort auf der Festplatte. Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass alle Dateien, die zu einem Postfach gehören, im gleichen Festplatten-Sektor angeordnet sind und noch dazu bei einem Festplattenfehler genau diejenigen Dateien zerstört würden, die einen bestimmten Zeitstempel tragen. Alle Dateien sind in einem Index der Postfach-Verwaltung verzeichnet. Wenn Dateien und Index nicht übereinstimmen, funktioniert in der Regel das ganze Postfach nicht. Das Löschen einer Datei bewirkt aber keine Änderung am Index. Wenn das Postfach grundsätzlich erreichbar ist, liegt deshalb kein Fehler zwischen Index und Dateien vor, d.h. der Index muss durch einen entsprechenden Befehl eines Clients aktualisiert worden sein. Dies kann nur im Rahmen der Lösch-Anweisung erfolgen, die ein Client gesendet hat.

Echte technische Ausfälle sind sehr selten. Würde bei einem solchen Ausfall eine Festplatte beschädigt, gibt es stets noch eine weitere, die in Betrieb bleibt und die gleichen Daten liefern kann. Im sehr unwahrscheinlichen Fall eines Totalausfalls wären Festplatten oder Controller so stark beschädigt, dass alle Daten des Systems aus einer Datensicherung aufwendig wiederhergestellt werden müssten. Ein selektiver Schaden an Dateien mit einem bestimmten Zeitstempel ist hingegen praktisch ausgeschlossen. Um Dateien „älter als …“ zu löschen, bräuchte es eine ausdrückliche Anweisung, die sich ganz konkret auf den Unterordner bezieht, in dem die betreffenden Postfach-Dateien gespeichert sind. Ein selektives Löschen solcher Dateien hätte aber auch Index-Fehler des Mailservers zur Folge und würde sich so äußern, dass das Postfach bis zu einer Reparatur des Index gar nicht mehr funktioniert.

Was ist die wahre Ursache?

In Wahrheit fehlen E-Mails aus einem Postfach dann, wenn ein Client, d.h. ein Mailprogramm, diese Mails gelöscht hat. Dies kann versehentlich durch Verschieben von Ordner oder E-Mails durch einen Anwender geschehen, aber es kann auch selbsttätig durch Client-Einstellungen (z.B. Auto-Archivierung oder automatische Löschung nach Abruf aus dem Postfach) geschehen.

Lösung

Wenn mehrere Clients auf das gleiche Postfach zugreifen, genügt eine Falschkonfiguration eines Clients, dass alle Clients die Mails nicht mehr sehen können. Es mag sein, dass Sie selbst keine Mails gelöscht oder verschoben haben, aber vielleicht hat dies ein Mitarbeiter getan?

• Prüfen Sie, ob die Mails versehentlich gelöscht wurden und sich noch eine Kopie im Papierkorb des Postfachs befindet.
• Prüfen Sie, ob Sie selbst oder ein Mitarbeiter Mails in einen anderen Ordner verschoben hat. Sehr häufig verschieben Anwender versehentlich E-Mails in andere Ordner und finden sie dann nicht wieder.
• Prüfen Sie, ob alle Mailprogramme den richtigen Stammordnerpfad für das Postfach verwenden. Der Stammordnerpfad muss überall gleich konfiguriert sein. Abweichungen zwischen unterschiedlichen Clients können dazu führen, dass manche Clients den Zugriff auf Mails verlieren, weil diese in einen Pfad verschoben wurden, der von deren Stammordnerpfad nicht erreichbar ist. Mehre Informationen zum Stammordnerpfad finden Sie in den verwandten FAQ-Artikeln.
• Prüfen Sie, ob Sie selbst oder ein Mitarbeiter, der ebenfalls Zugriff auf das Postfach hat, die Inhalte archiviert hat. In manchen Mail-Programmen kann dies sehr schnell und einfach mit einem einzigen Mausklick erfolgen. In Microsoft Outlook können Sie z.B. die Standardeinstellungen zur Archivierung mit einem Klick auf ein Icon durchführen:

  

  Mails werden vom Mailprogramm aus Ihrem Postfach gelöscht, die Mails sind aber noch in der Archivdatei vorhanden.
• Prüfen Sie, ob Sie in einem Ihrer Mail-Programme eine automatische Archivierung eingeschaltet haben. Eine automatische Archivierung speichert in der Regel Mails älteren Datums (z.B. „alle Mails die älter als 14 Tage sind“) in einer Archivdatei und löscht diese Mails danach aus Ihrem Postfach, um Speicherplatz im Postfach freizugeben. In Microsoft Outlook können Sie z.B. mit „Datei“ > „Optionen“ > „Erweitert“ > „Einstellungen für die Auto-Archivierung“ eine automatische Archivierung alter Mails einrichten:

  

• Prüfen Sie, ob Sie in einem ihrer Mail-Programme eingestellt haben, dass die Mails, die aus einem Postfach abgerufen wurden, nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden sollen. Diese Einstellung steht in nahezu jedem gängigen Mail-Programm zur Verfügung, z.B. in Microsoft Outlook

  

  in Mozilla Thunderbird

  

  auch in den meisten anderen Mail-Programmen und Smartphone-Mail-Apps.

Übersicht häufig gestellter Fragen